Денежные средства — ключевой актив компании, требующий постоянного контроля. Как организовать этот процесс эффективно, не тратя много времени и избегая рисков?
Для упрощения контроля за денежными потоками существует удобный инструмент — отчет о движении денежных средств (ДДС). Этот отчет позволяет:
- увидеть, сколько поступает и сколько тратится денег;
- понять, на что направлены расходы и достаточно ли средств;
- отслеживать остатки на счетах и в кассе.
Что означает ДДС?
ДДС (отчет о движении денежных средств) — это инструмент для учета и контроля финансовых потоков компании. Чтобы его эффективно использовать, необходим правильный подход и поэтапный план внедрения.
Основные шаги:
- Составить перечень статей доходов и расходов;
- Сгруппировать статьи для удобства анализа;
- Разделить финансовые потоки по видам деятельности;
- Объединить все счета и кошельки в одном месте;
- Назначить ответственных за ведение учета;
- Вести отчет регулярно и анализировать данные.
Далее рассмотрим каждый шаг подробнее и предоставим бесплатный шаблон ДДС.
Как составить отчет о движении денежных средств (ДДС)
Для формирования отчета о движении денежных средств важно структурировать информацию и следовать поэтапному плану.
- Составляем список статей доходов и расходов Начнем с полного списка всех статей поступлений и выбытий средств. Важно дать себе время на возможные дополнения, чтобы учесть все значимые статьи. Чем полнее этот список, тем легче будет анализировать финансовые потоки в динамике. Например, если статьи не совпадают между месяцами, анализ изменений становится затруднительным.
- Группируем статьи и разделяем направления Чтобы избежать путаницы в большом количестве статей, объединяем их по смыслу. Например, все расходы, связанные со складом (аренда, коммунальные платежи, вывоз мусора), можно сгруппировать в статью «Содержание склада». Также важно разделить потоки по разным направлениям бизнеса, если работа ведется на нескольких маркетплейсах.
- Распределяем потоки по видам деятельности Финансовые потоки делим на три категории:
- Операционная деятельность — это основная деятельность компании. Например, поступление средств за товар — это операционные поступления, а зарплата сотрудникам склада — операционные выбытия.
- Финансовая деятельность — привлечение и погашение кредитов, выплата дивидендов.
- Инвестиционная деятельность — покупка или продажа основных средств, таких как оборудование или недвижимость.
- Разделение по видам деятельности помогает увидеть, какой тип деятельности приносит доход. Если операционный поток несколько месяцев отрицательный, а финансовый положительный, это сигнал, что бизнес держится на заемных средствах.
- Собираем все кошельки в одном месте Ведение нескольких расчетных счетов, карт и наличных средств требует систематизации. ДДС помогает объединить все данные, чтобы контролировать финансы по всем счетам и кошелькам.
- Назначаем ответственных При небольшом объеме операций отчет можно вести самостоятельно. Однако если бизнес растет и объем операций увеличивается, лучше назначить ответственного сотрудника, который будет следить за регулярным и точным внесением данных.
- Регулярное внесение данных Последний шаг — систематическое заполнение отчета и проверка данных. Необходимо следовать трем основным правилам:
- Остатки средств в отчетах должны совпадать с реальными суммами на счетах.
- Личные расходы должны быть отделены от расходов компании.
- При распределении средств четко следуйте классификации статей и направлений.
Управление финансами требует внимания и времени, но эти усилия помогут поддерживать контроль над бизнесом. Если времени не хватает, можно обратиться за помощью к профессионалам.
Заключение
Мы пошагово рассмотрели, как с помощью отчета о движении денежных средств (ДДС) контролировать денежные потоки компании. Этот инструмент помогает отслеживать поступления, расходы и остатки на счетах.
Учет можно вести как в гугл-таблицах, так и с помощью специализированных учетных сервисов.
О том, где можно взять деньги для бизнеса на маркетплейсах на закупки и устранение кассовых разрывов, читайте в следующей нашей статье.
